Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks asutuse tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu, kus näidatakse ära dokumendisarjade säilitustähtajad ning tihti ka juurdepääsu piirangud teatud liiki dokumentidele.

Dokument on informatsiooni haldamise viis ja vahend 

Asutusele vajaliku informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme. Tegevuste dokumenteerimine tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada omaenda tööd, tagada õigusi ja fikseerida kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu.

Dokumendid fikseerivad tehtud otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid asutuse jaoks väärtuslik ressurss ja nii nagu igat teist ressurssi, tuleb ka dokumente korralikult hallata. Mitmed info haldamise süsteemid põhinevad dokumentidel ja dokumentidesse kätketud infol.

Digitaaldokumendid on samuti dokumendid

Dokumendihalduse üldpõhimõtted kehtivad nii paberipõhises kui elektroonilises asjaajamises. Samas on digitaalsetel dokumentidel oma paberil eeskujudega võrreldes mitmeid eeliseid (aga ka miinuseid): digitaalne info on rohkem liikuvam (dünaamiline), seda on lihtne luua (ja see on vähem fikseeritud); seda on lihtsam vahetada (aga ka kustutada); digitaalsed dokumendid on sõltuvad tehnoloogiast, mis vananeb kiiresti.

Elektroonilise dokumendihalduse eelduseks on korras asjaajamine

Kuna dokumendihalduse printsiibid jäävad üleminekul digitaaldokumentidele samaks, ei saa digitaalse dokumendihalduse juurutamine õnnestuda enne, kui asutuse asjaajamine tervikuna on korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab ettevõtte vajadustele.

Asjaajamise normeerimine algab õigusaktidest

Väljakujunenud asjaajamise traditsioon ja tava muudetakse tavaliselt teatud perioodilisusega õigusaktidena normiks, mida seejärel kõik järgima peavad. Dokumendihaldust reguleerivad avaliku teabe seadus, haldusmenetluse seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, arhiiviseadus jm.

Standarditesse on kätketud parem praktika

Asjaajamist ja dokumentide haldamist kaudselt või otsesemalt puudutavad eristandardid on näiteks arhiivipüsivate materjalide kohta, dokumentide hävitusmeetodite kohta, erinevad terminoloogia standardid, metaandmete süsteemid, jne.

Dokumendihalduse valdkonna põhistandardisse: ISO 15489 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus" on kokku võetud ja üldistatud paljude riikide asjaajamise parem praktika.

ISO 15489 koosneb kahest osast: standardi üldosa - Osa 1: Üldnõuded ja selle juurde kuuluv tehniline aruanne - Osa 2:  "Juhised". Standard esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunised kohustuste kindlaksmääramiseks dokumentide ja dokumendihalduse kordade, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta. Standardi mõlemad osad on avaldatud eesti keeles.