|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele asutustes - muudatused asjaajamises Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eesmärk on muuta olemasolev süsteem efektiivsemaks ning paremini korrastatuks. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organsatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud (näiteks, dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest). Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud. Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Dokumendihalduse standard ISO 15489 näeb ette, et organisatsioonid peaksid sisse seadma ja juurutama ulatusliku dokumendihaldusprogrammi, mis sisaldab: - määratluse, milliseid dokumente peaks looma, millist infot dokumendid peaksid sisaldama ja milline on nõutav täpsus; - otsustuse, millises vormis ja millise struktuuriga dokumendid tuleks luua ja registreerida; - määratluse, millised nõudmised kehtestada dokumentide kättesaamisele ja kasutamisele ning millise aja jooksul oleks vaja neid nõuete rahuldamiseks alal hoida; - otsustuse, kuidas korraldada dokumente nõnda, et vastata kasutusnõuetele; - tagatise, et dokumente luuakse ja korraldatakse vastavalt nendele nõuetele; - nõuded dokumentide säilitamisele, mis vastavad äri ja ühiskondlikele vajadustele ja muudavad dokumendid juurdepääsetavaks pikema aja jooksul; - juriidilised ja regulatiivsed nõuded, rakendatavad standardid ja organisatsioonilise poliitika; - tagatised, et dokumente säilitatakse nii kaua kui nõutud. |
|
|