|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku etapid asutustes Ülemineku võib jaotada järgmisteks etappideks: asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele, uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine, süsteemi hange, süsteemi juurutamine, süsteemi kasutamine ja edasiarendamine. Järgnevalt kirjeldatakse neid etappe lähemalt. Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele eeldab enamasti asjaajamise korrastamist, protseduuride ühtlustamist, asjaajamise korra ja dokumentide loetelu täiustamist ning muid tegevusi. Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine Korrastatud ja dokumenteeritud asjaajamise põhimõtted, korrad ja protseduurid on aluseks elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekul. Lisaks tuleb määratleda uue süsteemi ja hangitavate teenuste põhilised omadused ja parameetrid. Nendest sõltub sobiva tarkvara valik, juurutamise tegevused ja maksumus. Selliste omaduste ja parameetrite hulka kuuluvad näiteks: - vajalik dokumendihalduse funktsionaalsus; - lisanõudmised seoses vastavusega seadusandlusele, samuti muud lisanõudmised, näiteks kasutatava tehnoloogia, turvalisuse, käideldavuse, jõudluse osas. - infotehnoloogiline keskkond ja kommunikatsioonid, millede raames hangitav süsteem peab töötama; - teised süsteemid, millega dokumendihaldussüsteem peab ühilduma; - süsteemi kasutajate liigid ja igat liiki kasutajate orienteeruv arv; - vajadusel esimeses järgus realiseeritavad süsteemi osad (pilootrakendused) ja esimesed kasutajad (soovitatavalt tulevased tugiisikud); - vajadusel nõudmised pakutava renditeenuse osas; - nõudmised süsteemi installeerimisele ja seadistamisele - näiteks, kes tekitab vajalikud dokumendimallid, töökohad ja kasutajad; - nõudmised juurutamisele - näiteks, kes teostab dokumentide konverteerimise vanast süsteemist uude; - nõudmised koolitusele - kes, millisel määral ja millist dokumendihalduse koolitust peaks saama. Milline osa koolitusest kuulub süsteemi hankesse, milline osa viiakse läbi sõltumatult? - nõudmised garantiiteenindusele ja hooldusele. Süsteemi hange Eestis on mitmeid sobivaid dokumendihaldussüsteeme. Kogemus näitab, et kuigi mitmed neist rahuldavad enamikku dokumendihaldussüsteemidele püstitatud nõudmisi, pole ükski süsteem ideaalne. Lisaks on süsteemide hinnatase, hoolduse tase ning keerukus erinevad. Seega ei saa soovitada mingit kindlat dokumendihalduse tarkvara. Pigem valitakse süsteem selle järgi, kas ta rahuldab püstitatud nõudmisi, milliseid teenuseid pakutakse, milline on süsteemi tarnija senine tegevus, kui suur on süsteemi maksumus ja nii edasi. Dokumendihaldussüsteemi maht eeldab tavaliselt riigihanke korraldamist. Riigihanke läbiviimine vastavalt riigihangete seadusele seab hankeprotsessile omad raamid. Muuhulgas, pakkumiskutses peavad olema määratletud hindamiskriteeriumid, mida kasutatakse pakkumise edukuse üle otsustamisel ning nende suhteline osakaal. Määratletud kriteeriumide ja osakaalude alusel järjestatakse pakkumised ning valitakse nende hulgast kõige soodsam. Suuremad asutused võivad realiseerida süsteemi osade kaupa, hankides ja juurutades selle alguses valitud üksustes ning koolitades esmalt välja tulevased tugiisikud. Saadud kogemuste põhjal võib jätkata hanget ja juurutamist üle kogu asutuse. Süsteemi juurutamine Süsteemi juurutamiseks on sageli vaja käivitada projekt. Sellel etapil viiakse sisse kõik planeeritud muudatused ning muuhulgas toimub ka dokumentidega tegelevate inimeste ja ülejäänud personali väljaõpe. ISO 15489 pakub ühe metoodika sellise projekti läbiviimiseks. Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine Võiks arvata, et kui protseduurid on kirja pandud, süsteem on juurutatud ja töötajad koolitatud, võib sellega piirduda ja lasta süsteemil ise edasi areneda. Kahjuks nii see ei ole. Muutuvad nii organisatsioon, seadusandlik keskkond, tehnoloogiline keskkond kui ka inimesed. Seepärast tuleks varakult planeerida põhimõtted, protseduurid ja ressursid dokumendihaldussüsteemi edasiseks arendamiseks, muuhulgas: - süsteemi garantiitingimused ja hoolduslepingud; - vastutajad süsteemi hoolduse ja edasiarendamise eest asutuses; - protseduurid süsteemi tegevuste hindamiseks ning muudatusettepanekute tegemiseks; - protseduurid muudatuste tegemiseks süsteemi, nende dokumenteerimiseks ja teavitamiseks kasutajatele; - täiendkoolituse põhimõtted ja ressursid; - ressursid edasiseks arendamiseks - väga jämedalt võib prognoosida, et süsteemi ülalpidamiseks kulub igal aastal umbes viiendik soetuskuludest |
|
|