Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - ülevaade

     

Sissejuhatus

    

Asjatundjate väitel on ligikaudu 80% organisatsiooni juhtimisel ja oluliste otsuste tegemisel kasutatavast informatsioonist tallel dokumentidena, millest tänapäeval enamus luuakse ja on kasutuses elektroonilisel kujul.

  

Dokumendid tekivad asutuse funktsioone täites ning funktsioonide täitmise tulemusena. Arvutite kasutamine on kaasa toonud dokumentide loomise või ettevalmistamise võimaluse ja õiguse iga ametnikuni, mis praktilises elus on suurendanud dokumentide hulka ning tingib dokumentide haldamise reeglite ja põhimõtete väljatöötamise vajaduse.

 

Digitaalse dokumendihalduse all mõistame infotehnoloogia kasutamist järgmistes tegevustes:

asjaajamises (dokumendi loomine, kooskõlastamine, allkirjastamine, dokumendi läbivaatamine, dokumendi registreerimine ja edastamine); 

dokumentide kasutamisel (otsimine, leidmine); 

dokumentide avalikustamisel; 

dokumentide arhiveerimisel.

  

Elektrooniline dokumendihaldus ei ole toode ega tarkvara, vaid koos asutuse arenguga dünaamiliselt arenev keskkond dokumentide loomiseks, menetlemiseks, avaldamiseks, hoidmiseks ja säilitamiseks. Nagu mistahes keskkonnas, on ka dokumendihalduse keskkonnas vajalikud reeglid ja põhimõtted seal käitumiseks.

   

Infotehnoloogiavahendite kasutamisel dokumendihalduses võib välja tuua konkreetsed eesmärgid: kiirus, ülevaatlikkus, lihtsus ja mugavus. Digitaalse dokumendihaldus on oluliselt efektiivsem võrreldes paberpõhise asjaajamisega. Digitaalseid dokumente saab arvuti abil automaatselt töödelda, andmeside vahendusel kiirelt ühest paigast teise edastada, avalikustada, efektiivsemalt otsida ja säilitada.

  

Muudatused asjaajamises. 

   

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Elektroonilisele asjaajamisele üleminekuks on vaja ellu viia dokumendihaldusprogramm. See on vahend, mille kohaselt tuleb rajada dokumendisüsteem ja määratleda dokumendihaldusprotsessid. 

  

Ühe võimaliku metoodika dokumendihaldusprogrammi läbiviimiseks, mis aitab ellu viia kvaliteetse ülemineku elektroonilisele dokumendihaldusele, esitab rahvusvaheline dokumendihalduse standard ISO 15489. Vt. http://www.riik.ee/dhp/programmist/programmist_tulemused_index.htm

Ülevaade asutuse dokumendihaldusprogrammi sisust ning abistavate dokumentide ülevaade.

  

Etapid. 

  

Ülemineku võib jaotada järgmisteks etappideks:

asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele;

uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine;

süsteemi hange;

süsteemi juurutamine;

süsteemi kasutamine ja edasiarendamine.

Etappide täpsem kirjeldus

    

Pädevusalad. 

   

Et üleminek toimiks, peaksid seda toetama nii asutuse juht, asjaajamise eest vastutaja, IT juht, dokumendihalduse tugiisikud kui ka kasutajad. Asutuse juht jälgib asutusesise projekti arengut, on algataja ja töötajate motiveerija. Asjaajamise eest vastutaja juhib projekti ja planeerib kasutajate koolitust. IT juht tagab projektijuhtimise ja tehnoloogiliste rakenduste juurutamise vastavalt projekti vajadustele. Dokumendihalduse tugiisik viib ennast põhjalikumalt kurssi süsteemi töö- ja haldamise põhimõtetega, osaleb arendustegevuses, katsetab süsteemi ja selle haldustegevusi, annab tagasisidet, toetab teisi kasutajaid. Kasutaja osaleb arendustegevuses, katsetab süsteemi, annab tagasisidet. 

Pädevusalad erinevatel süsteemi juurutamise etappidel.

   

   

Materjalid:

  

ISO 15489 "Teave ja dokumentatsioon - Dokumendihaldus" 
(1. osa: Üldine, 2. osa: Suunised) tõlge http://www.riik.ee/dhp/programmist/programmist_tulemused_index.htm

   

Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja standardid. Võrdlev analüüs http://www.riik.ee/dhp/publ/erm_raport_secure.pdf

Eesmärgiks oli analüütilise baasi loomine Eesti digitaalse asjaajamise mudeli väljatöötamiseks. Tulemuseks on võrdlev analüüs rahvusvahelistest asjaajamise mudelitest ning standarditest, mis võtab kokku rahvusvahelise kogemuse asjaajamise mudelitest ning enamlevinud standardite kaupa dokumendi elukäigu kontseptsiooni alusel ning annab hinnangu standardite sobivuse kohta Eesti olukorrale.

 

Rahvusvahelised dokumendihalduse standardid. Ülevaade ISO tegevusest asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas 

http://www.riik.ee/dhp/publ/AAstandardimine.pdf

Eesmärgiks oli anda eestikeelne ülevaade ISO tegevusest asjaajamise ja arhiivindusevaldkonnas.Tulemuseks on ülevaade standardimisalasest tegevusest asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas sellistes ISO tehnilistes komiteedes nagu TC 46 “Information and documentation” ja TC 154 “Documents and data elements in administration, commerce and industry” ning TC 171 "Document imaging applications”. See on aluseks digitaalsele asjaajamisele üleminekuks vajaliku metoodika väljatöötamisel ning standardite eestindamisel, võttes aluseks teiste maade kogemusi standardimise valdkonnas.

   

Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele ja elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhend

Funktsionaalsusnõuete koostamise eesmärk oli loetleda omadusi ja funktsioone, mida rakendatav tarkvarasüsteem peab sisaldama, et täita sellele seatud ülesanded ja rahuldada kasutajate vajadusi. Töö tulemusena valmisid kaks aruannet:

*  Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele. http://www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF

*  Elektrooniliste dokumendihalduse süsteemide funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhend.

http://www.riik.ee/dhp/publ/Juhend_rk1.PDF

 

XML tehnoloogia rakendamisvõimaluste analüüs dokumendihalduses http://www.riik.ee/dhp/publ/xmldokhaldus.pdf,

http://www.riik.ee/dhp/publ/xmlallkiri.pdf,

http://www.riik.ee/dhp/publ/xmlrak.pdf,