KORKS käsiraamat

Planeerimisprotsess käivitatakse siis, kui tekib vajadus koostada uus plaan, muuta olemasole-vat või kontrollida, kas senine lahendus vastab muutunud olukorrale. Planeerimise käivitamine peab olema teadlik juhtimisotsus. Ilma selge eesmärgi, ulatuse ja vastutuseta võib protsess muutuda dokumentide koondamiseks, millel puudub ühine suund.
Planeerimise alguses ei pea kõik vastused olema teada. Planeerimisülesanne peab andma pii-sava raami, et osalejad mõistaksid, millist probleemi lahendatakse, millised küsimused vajavad juhi otsust ning millist tulemust neilt oodatakse.

Planeerimise ajend

Planeerimise võib käivitada:

1. seadusest tulenev kohustus;
2. juhi antud ülesanne;
3. uus risk või ohustsenaarium;
4. riigi kriisiplaani või kõrgema tasandi plaani muutmine;
5. kriisiülesande või pädevuse muutumine;
6. võimelünga ilmnemine;
7. kriisi, intsidendi või õppuse õppetund;
8. olulise sõltuvuse muutus;
9. õiguslik, organisatsiooniline või tehnoloogiline muudatus.

Planeerimine jaguneb ettevalmistavaks ja kriisiaegseks. Ettevalmistava planeerimise eesmärk on luua valmisolek enne kriisi tekkimist. Kriisiaegse planeerimise eesmärk on kohandada plaan olukorrale või koostada ajakriitiline tegevuskava.

Plaani koostamise eest vastutav isik

Kriisiplaani koostava asutuse või isiku juht määrab plaani koostamise eest vastutava isiku või meeskonna ning kinnitab planeerimise eesmärgi, ulatuse ja lähtealused. Plaani koostamise eest vastutav isik või meeskond korraldab planeerimist, teeb vajaliku analüüsi, kaasab osapooled ning valmistab ette otsustamist vajavad küsimused ja valikud.

Käsiraamatus mõistetakse juhi all isikut või organit, kellel on konkreetse küsimuse otsustamiseks organisatsiooni juhtimiskorra või õigusakti järgi pädevus. Juht ei pea ise tegema kogu planeerimisanalüüsi.

Juht:

1. kinnitab planeerimise eesmärgi, ulatuse ja lähtealused;
2. määrab või kinnitab prioriteedid;
3. otsustab oluliste oletuste ja piirangute arvestamise;
4. lahendab tema pädevuses olevad ülesannete, prioriteetide ja ressurssidega seotud erimeelsused või suunab need kõrgemale otsustustasandile;
5. kinnitab vajaduse korral vahetulemused;
6. otsustab põhilahenduse või tegevusvariandi, kui see vajab juhtimisotsust.

Planeerimismeeskonna ülesanne on valmistada juhile ette põhjendatud valikud ja nende mõju, mitte asendada pädeva otsustaja otsust.

Planeerimisülesanne

Riigi kriisiplaani koostamine algab planeerimisülesande koostamisega. Teiste kriisiplaanide puhul on planeerimisülesande või samaväärse lähteülesande vormistamine soovitatav, eelkõige keerukama või mitut osalist hõlmava planeerimise korral.

Selles määratakse vähemalt planeerimise eesmärk ja ulatus, lähtealused, osalejad, ajakava, vahetulemused ja otsustuskohad.

Planeerimisülesanne peab olema piisavalt konkreetne, et planeerimismeeskond mõistaks, millist probleemi lahendatakse, kuid ei tohiks ette määrata analüüsi tulemust.