KORKS käsiraamat

Paralleelplaneerimise mõte

Riigi kriisiplaani ja sellest vahetult lähtuvate ministeeriumide kriisiplaanide koostamine toimub üldjuhul paralleelselt. Paralleelplaneerimine tähendab, et madalama tasandi plaani koostaja ei oota kõrgema tasandi plaani lõplikku valmimist, vaid alustab analüüsi ja ettevalmistusi kohe, kui kõrgema tasandi planeerimise lähtealus on piisavalt selge.
Järjestikuse planeerimise korral alustaks ministeerium oma plaani alles pärast riigi kriisiplaani valmimist. Selline töökorraldus pikendaks planeerimistsüklit ning võiks viia olukorrani, kus kõrgema tasandi plaan põhineb võimetel või eeldustel, mida madalamal tasandil tegelikult ei ole võimalik rakendada.

Paralleelplaneerimisel toimub teabevahetus mõlemas suunas. Kõrgem tasand edastab esialgsed eesmärgid, prioriteedid ja võimalikud ülesanded. Madalam tasand hindab nende teostatavust ning annab tagasisidet võimete, tähtaja, sõltuvuste, piirangute ja võimelünkade kohta. Nii kujuneb kõrgema tasandi plaan tegelike võimete alusel ning madalama tasandi plaan jääb kooskõlla ühiste eesmärkidega.

Paralleelplaneerimise eesmärk ei ole, et kõik plaanid valmiksid ühel ajal. Eesmärk on alustada omavahel seotud tööd piisavalt vara ning luua planeerimisprotsessi jooksul ühised vahetulemused ja otsustuskohad.

Millal võib madalama tasandi planeerimine alata?

Madalama tasandi planeerimine võib alata, kui kõrgemal tasandil on esialgselt kokku lepitud:

1. millise olukorra või probleemi lahendamiseks plaani koostatakse;
2. millist ohtu või võimalikku sündmuste arengut arvestatakse;
3. mida plaan hõlmab ja mida mitte;
4. millist tulemust soovitakse saavutada;
5. mis on kõige olulisem ja millises järjekorras;
6. millised ülesanded võivad madalama tasandi planeerijale langeda;
7. milliste eeldustega tuleb esialgu arvestada;
8. milline on planeerimise ajakava ja millal on vaja vahetulemusi.

Kõik lähtealused ei pea planeerimise alustamisel olema lõplikult kinnitatud. Planeerijatele peab siiski olema selge, mis on teada, mis on kõrgema tasandi suunis ja mida käsitletakse esialgse eeldusena.

Paralleelplaneerimise kasu

Paralleelplaneerimine:

1. lühendab plaanide valmimise aega;
2. võimaldab madalama tasandi eksperditeadmist kasutada kõrgema tasandi plaanis;
3. kontrollib ülesannete ja eesmärkide teostatavust juba planeerimise varases etapis;
4. toob esile valitsemisalade ja teenuste vahelise sõltuvuse;
5. aitab tuvastada sama ressursi konkureerivat kasutusvajadust;
6. võimaldab võimelüngad varakult juhtimisotsuseni viia;
7. loob osalejatele ühise arusaama kriisi lahendamise põhiloogikast.

Töökorraldus

Paralleelplaneerimise töökorralduses määratakse asjakohasel juhul:

1. paralleelselt koostatavad või muudetavad plaanid;
2. ühised planeerimiseeldused;
3. vahetulemused ja nende esitamise tähtajad;
4. teabevahetuse kord;
5. ühised töökohtumised;
6. juhtide otsustuskohad;
7. muudatuste edastamise ja versioonihalduse kord.

Planeerimisprotsessi jooksul tuleb vältida olukorda, kus eri tasanditel kasutatakse sama ohu, eesmärgi või võime kohta erisuguseid lähteandmeid. Selleks tähistatakse planeerimiseelduste versioon, kinnitamise aeg ja nende muutmise alus.

Planeerimiseelduste muutumine

Paralleelplaneerimise käigus võivad kõrgema tasandi eesmärgid, prioriteedid ja ülesanded täpsustuda. See ei ole protsessi viga, vaid paralleelplaneerimise tavapärane osa.

Olulise muudatuse korral on asjakohane:

1. edastada muudatus kõigile asjaomastele plaani koostajatele;
2. seostada muudatus juhi otsuse või muutunud lähteolukorraga;
3. hinnata muudatuse mõju madalama tasandi plaanidele ja tegevustele;
4. dokumenteerida muudatus versioonihalduses;
5. vajaduse korral esitada muudetud lahendus uuesti juhile kinnitamiseks.