Ametniku Euroopa Liidu käsiraamat

Töörühmade, Coreperi, PCS ja nõukogu töös osalevad alati liikmesriikide, komisjoni ja nõukogu peasekretariaadi (sh õigusteenistuse) esindajad. Praktilistes küsimustes võidakse töörühmade töösse kaasata ka ELi agentuuride esindajad.

Töörühma juhib üldjuhul nõukogu eesistujariigi esindaja, kelle kohustused ja võimalused eesistujana on määratud nõukogu kodukorra artikliga 20. Eesistujat abistavad nõukogu sekretariaadi (GSC) ning õigusteenistuse (CLS) ametnikud. Erijuhtudel on töörühma juhiks nõukogu sekretariaadi esindaja (nt infotöörühm, e-õiguse töörühm), Euroopa välisteenistuse (EEAS) esindaja (välissuhete valdkonna töörühmad), järgmine eesistuja (nt eelarveprotseduur) või osal erikomiteedel on ka valitud eesistujad. Harvadel juhtudel on omavahelise kokkuleppe alusel töörühma juhtinud mõne teise riigi esindaja (nt juhtudel, kus eesistujariigil puudub vastav kompetents; nt merendus).

Töörühmade koosolekutel osalevad liikmesriikide alaliste esinduste diplomaadid ja/või eksperdid pealinnadest vastavalt riigisisesele töökorraldusele. Töörühmas on igal riigil enamasti üks esindaja, kuid vajaduse korral võib päevakorrast tingituna osaleda ka mitu esindajat ning igale delegatsioonile on üldjuhul 3–4 istekohta (1–2 laua taga ning 1–2 teises reas). Ideaalis peaks töörühma arutelul alati osalema ministeeriumi ekspert, kes on ühtlasi ka vastutav ametnik konkreetses küsimuses. Hea eksperditöö töörühmas annab olulise läbirääkimiseelise ning tagab seega üldjuhul ka suurema eduvõimaluse oma seisukohtade ja huvide kaitsmisel. Töörühma arutelul analüüsitakse ELi algatus põhjalikult läbi ja osalev ametnik saab nii väärtuslikku teavet kui leiab ka vajalikke kontakte.

Vahetu osalemine istungitel on mh vajalik hilisemaks riigisiseste õigusaktide väljatöötamiseks, mis on parimal juhul läbirääkimistega paralleelselt toimuv protsess, sest võimaldab nii jooksvalt hinnata ELi õigusakti eelnõu mõju, kaasata huvilisi kui ka vältida hilisemaid komplikatsioone ülevõtmisel. Sel põhjendusel tasub töörühma koosolekutele kaasata ka ministeeriumi õigusloomejurist. Brüsselis töötavate diplomaatide vastutusvaldkond on üldjuhul laiem kui pealinna eksperdil, nende ülesanne on ennekõike pinnase ettevalmistamine Eesti huvide edukaks esindamiseks töörühmades, nõukogudes ja teistes ELi institutsioonides.

Koosolekuruumis paikneb eesistuja vastas komisjoni delegatsioon. 27 liikmesriigi esindajad istuvad eesistumise järjekorras: eesistujast paremal istub järgmine eesistujariik, vasakul istub nõukogu sekretariaat, õigusteenistus ja seejärel eelmine eesistujariik. Välisasjade puhul istub eesistuja kõrval ka EL välisteenistuse esindaja.

Töörühma tasemel hääletamist ei toimu. Vahel võib eesistuja siiski poliitiliselt oluliste küsimuste puhul paluda kõigilt esialgseid seisukohti, et näha, kas eelnõu vastu on blokeerivat vähemust. 

Blokeeriva vähemuse olemasolu või selle kujunemine on üks olulisemaid ELi otsustusprotsessi aspekte, mida tuleb jälgida ning aruannetes kajastada. 
Tõlge eesti keelde töörühmas sõltub sellest, kas tegu on täistõlkerežiimiga töörühmaga või tellitava tõlkega töörühmaga. Suulise tõlke küsimustega tegeleb Antici. Tõlgete tellimist eelseisva poolaasta töörühmadesse koordineerib ELS. Tellitava tõlke puhul on võimalik, et töörühmas on kas aktiivne (saab nii eesti keeles rääkida kui ka eesti keelde tõlgitud teiste delegatsioonide sõnavõtte kuulata) või passiivne (saab vaid eesti keeles rääkida) tõlkerežiim. 

Coreperi istungitel saadavad saadikut ja esinduse asejuhti nende nõunikud Antici ja Mertens ning esinduste diplomaadid. Üldjuhul istub diplomaat kui vastavas valdkonnas erialateadmisi omav isik oma päevakorrapunkti arutamisel saadiku kõrval ning Antici ja Mertens tagareas. Eesti väljakujunenud praktika kohaselt on erialadiplomaadi ülesandeks ka päevakorra arutelust kokkuvõte ning detailsem üleskirjutus teha. Nende kokkuvõtete pinnalt koostavad koondmemod Coreperide aruteludest Antici ja Mertens. Juhul kui saadikul ei ole mingil põhjusel Coreperi istungil võimalik osaleda, siis asendab teda Antici/Mertens. 

ELi Nõukogus esindab Eestit vastava valdkonna minister. Ministrit saadavad nõukogu istungitel vastavalt valdkondadele Eesti esindaja ELi juures (Coreper II suursaadik) või tema asetäitja (Coreper I suursaadik), ministeeriumi kõrgemad ametnikud, valdkonna atašeed (nõunikud) ja ministeeriumi eksperdid. Ministri puudumisel asendab teda praktikas üldjuhul vastavalt teemale kas alaline esindaja või alalise esinduse asejuht (vt täpsemalt ka Vabariigi Valitsuse seadus § 15¹).  Samas võib nõukogu kodukorra kohaselt ministrit nõukogus hääletamisel asendada ainult teise riigi minister (vt EL nõukogu kodukorra artiklid 4 ja 11 ja ELTL artikkel 239). 

Arvestades ministrite võtmerolli ELi otsustus- ja õigusloomeprotsessis, seejuures ka ELis toimuva selgitamisel ja avalikkuse teavitamisel, peab ministri osalemine nõukogu töös olema reegel, mitte erand. Et nõukogu ülesanne on poliitilisel tasandil heaks kiita ELi õigusaktid ja ennekõike arutada neid tundlikke küsimusi, milles ametnike tasandil ei ole suudetud kokku leppida, on otsustusprotsessi legitiimsuse huvides, et riikide esindajad oleksid seotud rahva mandaadiga ning aruandekohustuslikud parlamendi ees. Samuti on ministri sõnavõtul alati suurem kaal kui ametniku esitatud seisukohtadel, lisaks saavad ametnikud sõna võtta viimaste seas ning ajapuudusel ei pruugita ametnikele ka sõna anda. Üks levinumaid eesistuja töövõtteid konsensuse saavutamiseks on osaluse piiramine nõukogu saalis/istungil. See eeldab omakorda osaleja väga põhjalikku ettevalmistamist ja otsustatavast arusaamist, mis ongi praktikas parimal viisil saavutatav pideva osalemise kaudu.